فتح الملف الدراسي للطلبة المبتعثين ضمن برنامج (بعثة دراسية / زمالة دراسية / أجازة دراسية ) والذي يتضمن جميع متعلقات الطالب من مستمسكات اصولية ثبوتية والاوامرالجامعية والادارية الخاصة بقبول الطالب ضمن ذلك البرنامج .

يتم متابعة شؤون الطلبة المبتعثين بما في ذلك التزام الطلبة بالحضور والغياب والمباشرة بكورس اللغة اوالمباشرة بالدراسة مباشرةَ وذلك عن طريق مخاطبة قسم الشؤون العلمية والعلاقات الثقافية في رئاسة الجامعة  وتنظيم استمارة الكترونية خاصة بذلك.

مطالبة الطلبة المتخرجين والعائدين الى الوطن باتمام معاملة (معادلة الشهادة) الممنوحة لهم وفق الظوابط والسياقات النافذة ومتابع ذلك بالتنسيق مع قسم الشؤون العلمية والعلاقات الثقافية في رئاسة الجامعة والدوائر المعنية في مقر وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

التنسيق مع المبتعثين العائدين باقامة سمينرعن أطروحته أو رسالته في الشهر الاول من مباشرته في القسم وبحضور اللجنة العلمية والتدريسيين في القسم .